Privacy

Privacyverklaring

In deze verklaring

1. Algemeen

Deze privacyverklaring beschrijft hoe SubTax (hierna “wij” of “ons”) uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u gebruikmaakt van onze website www.subtax.be en onze diensten. Wij hechten veel waarde aan uw privacy en verwerken uw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving.

Verwerkingsverantwoordelijke:

SubTax
Philipssite 5 BUS1, 3001 LEUVEN
Ondernemingsnummer: BE 0772.623.311
E-mail: info@subtax.be
Telefoon: (+32)473 77.43.82

Wij behouden ons het recht voor om deze verklaring op elk moment te wijzigen. De laatste update van deze privacyverklaring vond plaats op 20/10/2026.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en die u zelf aan ons verstrekt. Dit kan onder meer het volgende omvatten:

Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
Facturatie- en betalingsgegevens: bankrekeningnummer, BTW-nummer
Professionele gegevens: gegevens nodig voor juridische en fiscale diensten (zoals aanslagbiljetten, jaarrekeningen en andere financiële documenten)
Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem en andere gegevens bij gebruik van onze website

Wij verzamelen géén gevoelige persoonsgegevens (zoals ras, gezondheid, politieke voorkeuren, religie, etc.).

3. Doel en rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor de volgende doeleinden:

3.1. Uitvoering van onze diensten

Wij gebruiken uw gegevens om contracten uit te voeren en onze juridische en fiscale diensten te leveren.

Rechtsgrond: Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

3.2. Klanten- en leveranciersbeheer

Wij verwerken uw gegevens voor facturatie, betalingen en administratie.

Rechtsgrond: Wettelijke verplichting en uitvoering van een overeenkomst

3.3. Directe communicatie en klantenservice

Wij gebruiken uw contactgegevens om u te informeren over onze diensten en uw vragen te beantwoorden.

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang om onze klantenservice te optimaliseren

3.4. Wettelijke verplichtingen

Wij zijn verplicht bepaalde gegevens te verwerken om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige wetgeving.

Rechtsgrond: Wettelijke verplichting

Wij verwerken uw persoonsgegevens niet voor marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

4. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Bewaartermijnen kunnen variëren afhankelijk van wettelijke verplichtingen, zoals:

Boekhoudkundige en fiscale gegevens: Minimaal 7 jaar (wettelijke verplichting)
Overeenkomsten en contracten: Minimaal 5 jaar na beëindiging van de samenwerking
Algemene correspondentie: Maximaal 3 jaar na het laatste contact

Wanneer de bewaartermijn verstreken is, worden uw gegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd.

5. Worden uw gegevens gedeeld met derden?

Uw gegevens worden niet verkocht, doorgegeven of gedeeld met derden, behalve in de volgende situaties:

Externe dienstverleners: Wij kunnen gegevens delen met partners die ons ondersteunen in boekhouding, IT-beheer of juridische dienstverlening. Zij handelen onder onze instructie en mogen uw gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.
Wettelijke verplichtingen: In sommige gevallen moeten wij gegevens doorgeven aan overheidsinstanties of toezichthouders (zoals de fiscus of rechtbanken).

Al onze verwerkers voldoen aan de GDPR-wetgeving en hanteren een adequaat beveiligingsniveau.

6. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Dit omvat onder andere:

Versleuteling van gevoelige gegevens
Beveiligde toegang tot systemen en databanken
Interne privacyrichtlijnen voor medewerkers

Mocht er ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch een datalek optreden, dan melden wij dit tijdig aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokkenen.

7. Uw rechten als betrokkene

U heeft als betrokkene verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
Recht op rectificatie: Indien uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u een correctie aanvragen.
Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): In bepaalde gevallen kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te laten wissen.
Recht op beperking van verwerking: U kunt in specifieke situaties vragen om een tijdelijke stopzetting van de verwerking.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Indien van toepassing kunt u uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen en doorgeven aan een andere partij.
Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Recht om een klacht in te dienen: Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Contact

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

E-mail: info@subtax.be
Telefoon: (+32)473 77.43.82

Wij streven ernaar uw verzoeken zo snel mogelijk te behandelen en samen tot een passende oplossing te komen.

In deze verklaring